ניהול תזרים מזומנים

מנהל את תזרים המזומנים
או שתזרים המזומנים מנהל אותך

ברכות. קבלת החלטה להתחיל עסק חדש. זהו שלב מלא התרגשות, מלא אפשרויות אבל...לא רק.
התוכנית העסקית שלך לא תהיה שלמה בלי שתקדיש מחשבה מיוחדת לתזרים המזומנים הצפוי, בלי שתשכיל לחזות את צרכי האשראי אשר צפוי העסק החדש לצרוך, את המועד והסכום הנוחים והנכונים להחזרי ההלוואות והפיכתן להון חוזר, ברצוננו לצייד אותך בכמה מושגי בסיס שכדאי לאמץ כבר עכשיו, כשהכול עוד חדש ומלא הבטחות:

"מי בכלל צריך תזרים מזומנים? אי אפשר בלי?"
לא ממש. ביולי השנה עומדת להיכנס לתוקפה התקנה החדשה של המפקח על הבנקים שלא לאשר יותר חריגות מעבר למסגרת האשראי המאושרת לכל לקוח. בתי העסק אשר יפגשו את המועד כאשר אינם מוכנים, עלולים להיקלע לקשיים בגלל ניהול לקוי של חשבון הבנק. זה עלול לקרות אפילו לחברות רווחיות ומצליחות, שכל אשמתן הייתה אי סדר ומשמעת פנימית הנובעות מחוסר תכנון. האויב הגדול ביותר של מרבית אנשי העסקים הוא המשפט "יהיה בסדר" . זה לא יהיה בסדר אם לא תתכונן לזה בזמן – והזמן הוא עכשיו.
התזרים הינו כלי חיוני לבתי העסק המנהלים הנהלת חשבונות חד-צידית משום שאין ברשות עסקים אלו כלי מעקב על יתרות חוב כפי שקיים בעסקים בעלי הנהלת חשבונות כפולה. הוא מסייע במעקב אחרי תשלומים לספקים, תקבולים מלקוחות וגביה מלקוחות חייבים.
בשנים האחרונות הולכת וגוברת ההכרה של הארגונים הפיננסיים, כגון בנקים, כי דו"ח תזרים מזומנים הינו הכלי החשוב והזמין ביותר המסייע לקבלת החלטות בארגון ועבור הארגון. תזרים מזומנים מפורט ומדויק רוכש עבורך אמון של הבנק ועוזר לא מעט כאשר הינו מצורף לבקשת אשראי של העסק שלך או בתקופות לחץ.
דו"ח תזרים מזומנים שוטף משמש ככלי ניהול כספים עבור מנהל העסק. הוא עוזר לצפות תקופות שפל במחזור העסקי או ברמת הוצאות גבוהה ולהיערך לכך מראש מוקדם ככל האפשר בעזרת פתרונות שונים, לדוגמא: דחיית תשלומים לספקים, עריכת מבצע מכירות ללקוחות המשלמים במזומן, גביה מוגברת מלקוחות חייבים או בקשת אשראי נוסף מהבנק או חברות פיננסיות אחרות, כגון חברות האשראי. החלטות כספיות רבות מתקבלות על סמך תזרים מזומנים עתידי: מועדי פירעון שקים לספקים (לפעמים הבדל של יום הנו משמעותי), בקשת הלוואה מהבנק ומועדי החזר ההלוואה, החלטה להפקיד כסף לפיקדון או לקרן ושחרורו לעו"ש, מועד ותנאי תשלום של ההשקעות בעסק והחלטות רבות נוספות.

"הגדרת תזרים מזומנים" – מה זה בכלל?
תקבולים ותשלומים של כספים, הנובעים מפעילותו הכוללת של העסק.
דו"ח תזרים מזומנים - כלי ניהולי פיננסי המעניק יכולת לחזות את מצב דפי הבנק ולתכננם באופן אופטימאלי. הדו"ח מספק מידע על תקבולים ותשלומים עתידיים של העסק והנגזרת מכך - היתרה הצפויה בחשבון הבנק לכל יום עתידי.
תזרים מזומנים מסתמך על יתרות בבנקים, תקבולים מלקוחות, תשלומים לספקים, שקים דחויים, החזרי הלוואות, התחייבויות, הוראות קבע לספקים, צפי משתנה של הכנסות והוצאות, תשלומים לרשויות ותשלומים עבור השקעות צפויות.
דרכי ניהול תזרים מזומנים:
1. רישום ידני של כל תנועה כספית צפויה ביומן וחישוב סיכום יומי. השיטה אינה יעילה כלל עקב העבודה הרבה הכרוכה בה, תמונה חלקית של המצב הכספי וקושי בהצגת התמונה לגורמים חיצוניים.
2. בעסקים בהם מנהלים הנהלת חשבונות דו-צידית באופן ממוחשב ורציף ישנה אפשרות להפיק דו"ח תזרים מזומנים צפוי. השיטה הינה טובה יותר מהשיטה הידנית, אך הצפי הינו חלקי בלבד ואינו כולל תנועות עתידיות צפויות אשר אין בבסיסן אסמכתא חשבונאית (שק או חשבונית).
3. תוכנות ניהול תזרים מזומנים אשר פותחו בשנים האחרונות עוזרות אף הן בניהול התזרים. התוכנות עולות כסף, דורשות הדרכה וברובן הינן תוכנות מדף, נדרשת התאמה לצורכי הארגון. לעתים אין באפשרותן להבדיל בין רישום צפוי, חשבונית או שק, אין אפשרות להפוך רשומה מסוג אחד לאחר (חשבונית ששולמה הופכת לשיק או שיקים), אלא דורשות למחוק את הרשומה ולהכניס חדשה, התאמת בנק אינה פשוטה וברורה לעין. תוכנות ברמה גבוהה יותר עולות אלפי שקלים.
4. השיטה הרביעית הינה הפשוטה והיעילה ביותר, בוודאי כשהעסק בשנותיו הראשונות, הינה שילוב של הפתרון הממוחשב עם הפתרון הידני - ניהול תזרים מזומנים בעזרת קובץ גיליון אלקטרוני (אקסל של Windows), השיטה אינה דורשת הוצאה נוספת מלבד רכישת ה- Office כלי המתאים למנהל או לפקיד עם ידע בינוני באקסל.
התאמת בנק - בעזרת התאמת בנק יומית ניתן לבצע בקרה על פעילות חשבון הבנק, העדכון מאפשר לראות את התחזית המעודכנת ברמה יומית לאחר כל התאמה, לעלות על טעויות כגון הפקדת שיק של ספק טרם זמנו, שינוי במועדי חיוב החשבון בהוראות קבע, שגיאות בהפקדת שקים מלקוחות ומזומנים, עמלות גבוהות או שגויות של הבנק וכדומה וכמובן לפעול מיד על מנת לתקן את הדורש תיקון.
יש לזכור כי מעל לכל, תזרים מזומנים הוא כלי לשליטה, לבקרה, לדעת איפה אתה עומד ומה היכולות הפיננסיות שלך.
חשוב לזכור: רק מי שיודע היכן הוא ניצב יכול לעשות, בתבונה ובאומץ, את הצעד הבא.

הכול זורם. כמעט.

עדכון תזרים המזומנים. איך שומרים עליו, באופן שוטף. איך מעדכנים את ההוצאות הקבועות והמשתנות. איך עוקבים אחרי הספקים והלקוחות. איך יודעים בכל רגע, מה קורה בחשבון. איך כל זה מתבצע בפועל ובעיקר - האם כל זה כל כך חשוב, למי, כמה ולמה.
Gonogo תכניות שעושות עסקים, מביאה אליך הפעם את הצד הקריטי בצעדיו הראשונים של כל עסק: תזרים המזומנים.
בניוזלטר הקודם (http://www.gonogo.co.il/starting.asp?cat=132&in=130 ) עסקנו בשאלה מה זה בכלל תזרים מזומנים ולמה הוא חיוני והצגנו את הדרכים השונות לנהלו. הפעם נבחן את הדרכים לעדכן את תזרים המזומנים, תוך דגש על ההוצאות הקבועות והמשתנות.
נושא התזרים יכול להיתפס כפעולה מובנת מאליה - או כמכשלה בלתי אפשרית לעסק העושה את צעדיו הראשונים. לא לדעת היכן אתה עומד עלול להתגלות כדבר מסוכן ביותר, להוות איום על עתידה של החברה, להעמיד אותך, שוב ושוב, בפני קשיים בלתי צפויים ובעיות מיותרות.
התזרים, כשמו כן הוא, כל עוד הוא זורם בבטחה, כל עוד הכול צפוי ובשליטה – הכול ממשיך לזרום. אבל... כדי לשמור על התזרים – צריך להשכיל לנהל אותו, לא לתת לו לנהל אותך.
חובה עליך לראות, בכל רגע נתון, את מלוא התמונה: לדעת מה היה, מה קורה עכשיו, מה מתוכנן, מה הצפי אומר בכל הנוגע לעתיד, ועל מה הוא נסמך.
דו"ח התזרים, המוצג כדף בנק כמעט אינסופי, מציג את התנועות בתזרים המזומנים במשך תקופה (שנה או יותר, לפי רצונכם) וכולל שדות רגילים של דף הבנק, כמו תאריך, אסמכתא או מס' צ'ק, לפקודת מי, פרטים או הערות, מצב החשבון בזכות או חובה, יתרה.
הדו"ח שומר את היסטוריית התנועות בחשבון מיום תחילת התזרים, עם פירוט מלא. כל רשומה מקבלת שורה, בין אם זו הכנסה, הוצאה או החזר הלוואה. סכום התקבול נרשם בעמודת הזכות, סכום התשלום – בחובה. הזנת הנתונים הינה פשוטה ביותר – מזינים את כל הפרטים (כולל שמות ספקים, לעתים עם שמות הלקוחות) בתחתית הרשימה, ולאחר מכן ממיינים את הרשימה לפי תאריך, בסדר עולה – כך שכול רשומה תעמוד במקומה. שימו לב, פונקציות גרירה וסינון של אקסל יסייעו לכם רבות בעבודה עם הקובץ.
חשוב לבצע בחשבון הבנק התאמות על בסיס יומי. לצורך כך יש להתחבר לחשבון באמצעות האינטרנט. הפעולה הנדרשת כוללת סימון הרשומות שנצפו בדף הבנק בפועל, אחרי בדיקת תקינותן, הזנת רשומות שלא היו בצפי (משיכת מזומן או חיוב מט"ח בכרטיס אשראי לא צפויים – מומלץ מאוד למתן תופעות כגון אלו) ושינוי תאריך של הרשומות שלא נצפו באותו יום לתאריך הבא (מצב שיכול לקרות, אם הספק, למשל, התעכב בהפקדה הצ'ק ) ומיון הדו"ח לפי תאריך בסדר עולה.
עם סיום הבדיקה יש לוודא כי היתרה בדף הבנק תואמת ליתרה בתזרים מזומנים לאותו יום. בעזרת פונקצית סינון ניתן לערוך חיפוש ממוקד לפי תאריך, מס' צ'ק, שם או סכום.
חשוב להכניס לתזרים כל פעולה או תנועה עתידית הידועה לכם – כך התזרים יהיה מדויק יותר. יש לשים לב ולהיזהר מכפילות כלשהי בתזרים, כמו רישום צ'ק לספק בלי למחוק את צפי ההוצאה וכד'.

הוצאות קבועות ומשתנות
איך שולטים על חשבון ההוצאות? בתכנון מוקדם.
תשלומים קבועים, כמו דמי שכירות, שכר עבודה, מע"מ, מס הכנסה, ביטוח לאומי, ארנונה, חשמל, הוצאות טלפון וטלפון נייד, ביטוח, החזרי הלוואות, עמלות בנקים, דמי ניהול קבועים ועוד – מחייבים תבנית קבועה.
התשלומים הקבועים יכולים להתבצע בהוראת קבע, צ'קים או כצפי בלבד, את התשלומים הקבועים יש לעדכן באופן חד פעמי בתזרים למשך שנה קדימה ולעדכן את הרשימה לפי הצורך פעם בחצי שנה או יותר. לצורך כך מכניסים את שני התשלומים הראשונים של אותו תשלום קבוע עם כל הפרטים וגוררים קדימה. חוזרים על הפעולה עם כל התשלומים הקבועים. פעולת המיון בסוף העבודה תעזור לסדר לכם את הרשימה לפי תאריך.
ישנן שתי דרכים להזין לתזרים מזומנים הוצאות משתנות – צ'קים לספקים או צפי.
מומלץ לרשום צ'קים לספקים במרוכז, פעם בחודש. בעת הרישום צריך לתאם את מועד הפירעון עם התזרים (לשם כך קיים גיליון "ריכוז יומי", עליו נדבר בניוזלטר הבא) ולהימנע מרישום צ'ק ביום בו רשומים תשלומים גבוהים ותקבולים נמוכים, בנוסף לבדיקה האם מסגרת האשראי שלך מאפשרת הוצאת תשלום נוסף. בדרך זו יתרת הבנק לא תחרוג מהמסגרת, תשמור על יציבות ולא תטולטל בצורה חדה מיום ליום.
בתום רישום הצ'קים עליכם להכניס אותם לתזרים מזומנים – להזין כל המחאה בסוף הרשימה, בלי לשכוח לציין את מספרה, ואז למיין את הרשימה כרגיל.
כשמדובר בצפי ארוך טווח – ניתן להכניס צפי הוצאות משתנות (למשל קניית חומרי גלם) חודשיות כ"כלל אצבע", לפי האינטואיציה והניסיון, או לפי אחוז מהמחזור החודשי הצפוי. פעולה זו דורשת ניתוח כלכלי של העסק (על מנת ללמוד בצורה אחראית כיצד לחזות את כללי האצבע),הכנת תקציב שנתי מפורט לפי חודשים ומעקב אחרי ביצועי העסק בפועל לעומת התקציב ועדכון התזרים בהתאם.
כאשר מגיע הרגע ובמקום הצפי יש בידינו נתוני אמת על תשלומים שאכן בוצעו בפועל לספקים, יש למחוק את רשומת הצפי ולעדכנה לפי הנתונים.
צפי הוצאות חריגות - התזרים יהיה מדויק ויעיל יותר כאשר הוא יכלול את כל המידע אשר ברשותנו לגבי תנועות הבנק. אי לכך, כדאי להכניס לתזרים המזומנים, לדוגמא, הוצאה חד פעמית על פעולה כמו שכירת יועץ עסקי להכנת תוכנית הבראה, לפי תנאים שסיכמתם בתחילת הקשר עימו, בתקווה שפעולה זו אכן תשפר את התזרים...
צפי הכנסות או מה עושים עם התקבולים
התקבולים יכולים להיות בצורת מזומן, ש'קים, העברות בנקאיות או זיכויי החשבון על ידי חברות אשראי. תקבולי מזומן בפועל ניתן להכניס לתזרים מזומנים ליום ההפקדה הצפוי.
ש'קים מלקוחות ניתן להכניס בדיוק כמו ש'קים לספקים, אך כעת הסכום יופיע בזכות. כאשר יתקרב היום בו עליכם להפקיד את הש'ק הדחוי מהלקוח, תוכלו לראות את זה בעזרת התזרים ולהפקיד את הש'ק בזמן. לא לשכוח לבדוק את הש'ק במערכת בדיקת חשבונות מוגבלים של בנק ישראל בעת התקבול.
ניתן להכניס העברות בנקאיות צפויות מהלקוחות ככל צפי רגיל, לרשום את הסכום בזכות ולעקוב בעזרת התזרים אחרי ביצוע ההעברה על ידי הלקוח.
צפי זיכויים מחברות האשראי - לכל חברות האשראי ישנו אתר אינטרנט אשר בו כל לקוח עסקי יכול לקבל פירוט זיכויים עתידיים. ניתן להכניס זיכויים אלו ככל רשומה אחרת. בעסקים אשר מועדי הזיכוי שונים מפעם בשבועיים כדאי לעדכן את הזיכויים בתזרים מזומנים על בסיס שבועי.

ריכוז יומי
בגיליון נוסף באותו הקובץ בעזרת פונקצית "sum if" תוכלו לבנות תזרים מזומנים יומי מרוכז ותראו מה הוא סך ההכנסות, הוצאות והיתרה לכל יום בחודש בלי פירוט. זה יכול לעזור לעסקים עם פעילות בנקאית רחבה עם תנועות רבות ביום לראות את המצב הצפוי בבנק.

מספר בנקים
דו"ח תזרים מזומנים חיוני ויעיל אף יותר לעסקים בעלי חשבונות במספר בנקים. אפשר לנהל תזרים מזומנים בגיליון נפרד לכל בנק ולרכז את כולם בגיליון "ריכוז יומי", אך לפעמים יעיל ופשוט יותר למעקב לנהל את כל הבנקים בגיליון אחד. למשל לעסק בעל שלושה חשבונות בנק השדות יהיו כדלקמן: תאריך, אסמכתא, לפקודת, פרטים או הערות, חובה בנק א', זכות בנק א', יתרה בנק א', חובה בנק ב', זכות בנק ב', יתרה בנק ב', חובה בנק ג', זכות בנק ג', יתרה בנק ג', יתרה מאוחדת. כאשר מכניסים רשומות יש להכניס את הסכום בחובה או בזכות בהתאם לבנק בו צפויה התנועה.
התזרים יאפשר להעביר סכומים מחשבון אחד לאחר לפי הצורך ומראש!
בגיליון "ריכוז יומי" יהיה ריכוז לפי ימים של שלושת הבנקים והיתרה המאוחדת.

תזרים מזומנים מול ניהול כספים באמצעות תוכנת הנהלת חשבונות
ניהול תזרים מזומנים צריך להיות בשיתוף עם תוכנת הנהלת החשבונות. בכל הקשור לתשלומי מיסים, תשלומי ספקים וכל פעולה בעלת משמעות משפטית יש להסתמך על תוכנת הנהלת החשבונות בלבד. תזרים הינו כלי עזר ניהולי.
בעת תשלומים לספקים יש להשתמש ביתרות כפי שרשומות בכרטסת הנהלת החשבונות, באמצעות התזרים ניתן להחליט על מועדים ולראות היסטוריית תשלומים לאותו הספק (בעזרת סינון) לשיקול דעת נוספת.
אפשר להיעזר בהיסטוריית תזרים מזומנים בעת התאמת בנקים בתוכנת הנהלת חשבונות ובקרה כלשהי על לקוחות, ספקים וש'קים חוזרים – הרי יש בידיכם דפי בנק מפורטים וממוחשבים כל התקופה אחורה!
כפי שנכתב בניוזלטר הראשון - פונקצית תזרים מזומנים ברוב תוכנות הנהלת החשבונות הינה מספקת את הצורך בדו"ח תזרים מזומנים מפורט ומדויק עם צפי קדימה ולא כוללת תנועות אשר אין עליהן אסמכתא חשבונאית.

כלים נוספים
טבלת ציר תאפשר לכם לסכם ולרכז את ההכנסות או את ההוצאות לפי קריטריון (שם הספק או מקור התקבול או סעיף תקציבי של הכנסה או הוצאה) לפי חודשים או שנים.
ניתן לבנות גרפים ליתרות חשבונות הבנק וליתרה המאוחדת, בתוספת מסגרת האשראי, הגרף יספק לכם מידע לגבי מועד החריגה ממסגרת האשראי ויאפשר לכם להיערך לכך מראש.
הוצאות בכרטיס האשראי של העסק – אפשר לנהל גיליון נוסף בו יירשמו כל ההוצאות אשר שולמו באמצעות כרטיס האשראי של החברה. הסכום הסופי ייכנס אוטומטי לתזרים המזומנים לפי חודשים. בדרך אחרת מכניסים כצפי קדימה לשנה את חיובי כרטיסי האשראי על סמך העבר ורק מתקנים את הסכום לקראת מועד הפירעון, את המידע לגבי החיוב הקרוב ניתן למצוא באתר האינטרנט של הבנק.

ניהול תזרים המזומנים הוא המשימה הראשונה של כל עסק הרוצה לגדול ולפרוח. אנו מקווים שהמידע הזה יעזור לכם בצעדים הבאים. בהצלחה.

מקור המאמר: Reader - מאגר המאמרים הישראלי

gonogo - כתיבת תוכניות עסקיות

www.gonogo.co.il